Le mail est un outil merveilleux mais il peut être aussi chronophage, source de désorganisation, de stress, et de perte d’attention.
Nous envoyons chaque jour en France 1,4 milliard (hors spam) en 2019.
Un internaute français reçoit en moyenne 39 mails par jour.
En entreprise, un collaborateur reçoit en moyenne 88 mails chaque jour et en envoie 34.
C’est impressionnant ! Alors faisons-en notre meilleur allié en apprenant à gérer notre boite mail.
1- Les bases.
- Le mail ne nous impose pas l’immédiateté. Tout ce qui arrive par mail n’est pas urgent ni prioritaire. Si vous attendez une réponse urgente le téléphone est là pour ça.
- Le mail n’est pas fait pour être écrit en pleine nuit ou le week-end. Cela ne vous valorisera pas bien au contraire et montera votre manque d’organisation.
- Arrêtons de « répondre à tous » et de mettre une liste innombrable de personnes en copie. Ces mails sont de gros envahisseurs. Réservez ces fonctions à des cas bien précis, lorsque vous êtes sûr que le sujet peut intéresser tous les destinataires.
- Si votre boite mail est envahie de mail datant de plus d’un mois faites un grand vide avant de mettre en place une organisation efficace. C’est comme pour le rangement de la maison « le bazar ne se range pas ».
2-Organisez le traitement de vos mails.
- Dédiez des temps dans votre journée à la gestion des mails. Lorsque vous établissez le planning de votre semaine, bloquer des périodes pour cela afin de faire du batching. Vous gagnerez en efficacité plutôt que de répondre chaque fois qu’un mail arrive.
- Ne regardez votre boite mail jamais plus de 2 fois par jour et surtout pas le matin en commençant à travailler, sinon vous n’avancerez pas sur vos projets.
- Lors de ces temps dédiés, lorsque vous lisez vos mails il y a 3 options : *Je peux répondre en moins de 2 minutes , je traite immédiatement. *Le sujet est plus complexe, et je le note dans ma liste de tâche avec une échéance. *C’est juste un mail informatif, je l’archive ou je le jette.
3- Soyez réaliste
L’objectif « zero Inbox » (boîte aux mails vide de nouveaux messages de réception) tous les soirs, c’est irréaliste même si cela est très à la mode dans tous les blogs qui vous parlent de productivité et de gestion du temps.
Je préfère nettement l’objectif d’avoir traité un mail sous une semaine maximum.
4- Les notifications
Ne travaillez pas avec votre boite mail ouverte et coupez les notifications, cela nuit à votre concentration et votre efficacité. Encore une fois, le mail ne nécessite pas une réponse immédiate.
5- Répondez avec efficacité.
Tous les mails n’appellent pas une réponse. Evitez de consacrer du temps à une réponse qui n’est pas necessaire et qui va encombrer la boite mail du destinataire typiquement les « OK merci ».
N’écrivez pas non plus des romans, ça n’est pas le but d’un mail. Un mail doit être concis et précis et allez droit au but.
6- Faites un grand tri
Planifier régulièrement des sessions de désencombrement de votre boite mail. La planète vous dira merci car garder des mails est très énergivore. Personnellement tous les mails de plus de 12 mois sont supprimés ou archivés.
N’hésitez pas à vous désabonner des newsletters qui ne vous intéressent plus. C’est un grand gain de temps lorsque vous ouvrirez votre boite mail.
7- Organisez votre boite de reception
Une fois que vous avez traité un mail, vous devez le classer, il ne doit pas rester dans votre boite de réception.
Pour cela créez des libellés dans lesquels vous déplacerez vos mails.
Dans votre boite de réception ne doivent restés que les mails non-lus et ceux en attente de traitement dont vous avez programmez la réponse dans votre liste de tâches.
